こんにちは。
夢の国COACH 青柳伺智代です。
この頃、ほとんど電話で話すことが、なくなりました。
私は、もともと通話は苦手なので
メールやメッセージを利用することが多かったのですが…。
とはいえ、まったくないワケでもなく
たまに、仕事関係や家のことなど、通話の機会があるのです。
皆さんは、電話を受けるとき、どんな気づかいをしていますか？
・3コール以内で電話に出る（待たせない）
・静かな場所で話をする
・聞き取りやすい声の大きさ、話し方を心がける
・約束や、大事な内容はメモをとる
・乱暴に切らない
これは、ビジネスマナーでも習っていることですよね。
ホスピタリティという面で考えると、まだいくつか気にかけたいことがあります。
それが「また、あの人に電話をかけたい」と感じてもらうための「コツ」なのです。
もう一度お伝えしますが、私自身、通話がとても苦手です （苦笑）
電話に出るときの気づかい
電話は相手の状況や姿がまったく見えません。
だから、親しい人でも、電話をするときはドキドキしますよね。
だから…なんです。
優しい気持ちで電話に出るようにしています。
（知らない番号の電話には出ませんが…）
私が意識しているのは、この３つ！
・明るい声（下を向くと暗い声になってしまうので、少し上を向くようにすると明るく伝わります）
・穏やかな話し方（名まえをだけでも、早口ではなく、穏やかさを意識すると優しい人柄が伝わります）
・笑顔（見えなくても、気持ちが変わります）
電話は、声と話し方だけで、人柄を判断されてしまうものです。
普段、接している時に、どんなに明るい人でも、
電話をかけたときに、暗いトーンだったり、キツイ言い方だと
あれ、本当は、そういう人なのかな…と誤解されてしまうので注意が必要！
なぜ、そんなことをするのかというと、
電話をかけた人に「電話して良かった」と思って欲しいからです。
私が、電話することが苦手だから…。
電話を切る直前の会話もたいせつ
電話に出る時と同じくらい、大事なのは、「切る時」だと感じています。
意識するのは…
・いつでも、気軽に連絡できるようなひと言を添える
・仕事の状況によって通話が難しい場合は、その事情を伝える
・明るく、心のこもったあいさつ
数分間の電話でも、人間関係づくりは必ずできます。
業務のことを話しているときの気づかいも大事ですが、
もう１つ意識しているのは、「電話を切る直前の会話」
いつでも、気軽に連絡できるようなひと言を添える
最後のひと言は印象に残るものです。
私が伝えるのは
「直接お話できて、良かったです。」や
「いいタイミングで、連絡をいただけて嬉しかったです」
…というひと言です。
それは「電話して良かった」と思っていただきたいからです。
メールやメッセージが主流となり、電話は、「相手の時間を拘束するもの」と
思っている人が多いように感じています。
実際は、電話もメールやメッセージも、拘束する時間はそれほど変わりません。
むしろ、電話の方が短いくらいです。
それでも、電話をくださったひとは、時間を取らせてしまったと思っているからです。
「電話で話せてよかった」という気持ちは、きっと、お互いに感じているはず！
書いた文字の何倍も深い内容で話せたはずですから…。
だから、その気持ちを伝えています。
仕事の状況によって通話が難しい場合は、その事情を伝える
とはいえ、頻繁に電話がかかってくるのは…という人もいるでしょう。
私もそうです。
そのため、電話でお話した人には、通話が難し状況のときもある…ということを、伝えています。
できれば、日時をあらかじめ調整した上で、通話をしてもらえると嬉しいことも…。
そういう事を伝えるのは「失礼」なことではなく、
相手を大切に思っているからこそ
事前にきちんと伝えておくことで、誤解されることがなくなります。
余計なストレスのもとを作るのは、お互いによくありませんから。
明るく、心のこもったあいさつ
そして電話を切るときは、
「これからもよろしくお願いします。ありがとうございました。」等
心をこめてあいさつをします。
もちろん、笑顔で…♡
まとめ
いかがでしたか？
接遇やビジネスマナーには、載っていないことですが、
大切な人との通話の質を高め、好感度アップ！
これを繰り返すと、人間関係が深まります。
顔が見えないからこその気づかい…大切にしたいと思っています。
夢の国COACHは、全国の企業で研修を行っています。
お客様が笑顔になるおもてなし、職場が笑顔と優しさで溢れるチームにしたいと思ったら、お気軽にお問合せください。
